جی آر این کا مکمل فارم (سامان وصول شدہ نوٹ) | معنی اور خصوصیات
جی آر این کا مکمل فارم۔ سامان موصولہ نوٹ
GRN کی مکمل شکل سامان وصول شدہ نوٹ ہے۔ جی آر این سے مراد وہ کاروباری دستاویز ہے جو فروخت کنندہ سے سامان کی وصولی کے وقت گاہک کے ذریعہ بھرا ہوا ہے تاکہ تمام سامان کی رسید کی تصدیق ہوسکے جس میں شامل فریقین کے مابین اتفاق رائے ہوتا ہے اور اس کا اکثر موازنہ خریداری کے آرڈر کے ساتھ کیا جاتا ہے ( PO) سامان بیچنے والے کو ادائیگی جاری کرنے سے پہلے۔
GRN کی خصوصیات
مینوفیکچرنگ اور دیگر اقسام کی تنظیم میں ، جہاں تنظیمی عمل میں سامان کو ایک جگہ سے دوسری جگہ لے جانا یا بیرونی منڈی سے گودام تک پہنچانا وغیرہ شامل ہے سامان کی رسید نوٹ ایک بہت اہم کردار ادا کرتا ہے۔ بعض اوقات ، پروسیسنگ کا وقت معمول سے کم ہوسکتا ہے اور سامان رسید نوٹ سے اس کا پتہ لگایا جاسکتا ہے۔
سامان کی رسید نوٹ کی ایک اہم خصوصیت یہ ہے کہ ، جہاں سامان اسٹور پر پہنچایا جاتا ہے ، اسٹور منیجر اس دستاویز کو اس ثبوت کے طور پر لیتا ہے کہ آیا سامان مطلوبہ مقدار کے مطابق ہے ، چاہے نوٹ میں لکھا ہوا مطلوبہ مقدار اصل میں موصول ہوا ہے یا نہیں۔ لہذا سامان رسید نوٹ بھی ثبوت بن جاتا ہے اور آڈٹ ٹریل بن جاتا ہے۔
سامان وصول شدہ نوٹ میں کیا شامل ہونا ہے؟
عام طور پر ، تنظیم میں ، سامان کی رسید نوٹ کے پہلے پرنٹ کا کام اسٹور کے محکمے کا ہوتا ہے۔ لہذا انتظامیہ کو ان چیزوں کی مناسب طریقے سے تربیت کرنی چاہئے جو سامان رسید نوٹ میں سب کو شامل کرنے کی ضرورت ہے۔ GRN میں شامل کی جانے والی اہم چیزوں پر درج ذیل فہرست تیار کی گئی ہے۔
- جی آر این کا سب سے اوپر سامان فراہم کرنے والے کا نام ظاہر کرتا ہے۔
- اس کے بعد اسٹور کے محکمہ کے ذریعہ اشاعت کی تاریخ اور وقت اور سامان کی وصولی کا وقت اور وقت ہوتا ہے۔
- سامان کی نقل و حمل کے بارے میں اس جگہ کا صحیح پتہ اور وہ جگہ جہاں مناسب پن کوڈ کے ساتھ سامان پہنچایا جانا ہے۔
- ہر قسم کی مصنوعات کی مقدار ، سامان کی قیمت اور قیمت کے ساتھ ساتھ سامان لے جانے کی تفصیل۔
- جی آر این کا اختتام سپلائی کرنے والے کے ساتھ ساتھ اسٹور منیجر اور کلرک کے پاس ہے جس نے سامان وصول کرنا ہے اس کے مجاز اہلکاروں کے دستخط اور نام کے ذریعہ کیا جاتا ہے۔
جی آر این کا عمل
جی آر این کا عمل درج ذیل ہے۔
- انوائس کی رسید اور چالان اور اسٹورز پر سامان اتارنا۔
- سامان کی تفصیل کے ساتھ موصولہ سامان کی تعداد کی جسمانی توثیق۔
- اگر سامان متنازعہ ہے یا تھوڑی مقدار میں ہے تو ، سپلائی کنندہ سے کمی کی وجہ پوچھنے پر رابطہ کیا گیا۔
- مقدار کی جانچ پڑتال کے بعد ، معیار کی جانچ کی جاتی ہے۔
- ایک شناخت چالان کے ذریعہ کی جائے گی اور اسے سپلائر کو بھیج دی جائے گی۔
- مذکورہ اقدام کے بعد ، وصول کنندہ محکمہ جی آر این کو 5 کاپیاں میں تیار کرے گا۔ ان کے لئے اصل ، اور باقی خریداری کے محکمے کے ، اکاؤنٹس ڈیپٹ. ، ایک اسٹور منیجر کے لئے اور دوسرا خریداری کا مطالبہ کرنے والے شخص کے لئے۔
- اس کی بنیاد پر ، اسٹور لیجرز میں اندراجات کی گئ ہیں۔
اہمیت
- کسی بھی اکاؤنٹ ڈیپارٹمنٹ کے لئے ، سامان رسید نوٹ ایک بہت ہی اہم دستاویز ہوتا ہے کیونکہ یہ اکاؤنٹنگ کے مقصد کے اصول کو پورا کرتا ہے۔ اکاؤنٹس کی کتابوں میں کسی بھی اندراج کو لازمی طور پر دستاویزی شکل میں ثبوت کے ذریعہ تعاون کرنے کی ضرورت ہے۔
- مزید یہ کہ ، بیچنے والے کو کسی بھی مصنوعات کی ادائیگی کرنے سے پہلے ، سامان کی تصدیق GRN سے کی جاتی ہے۔ نیز ، کسی تنظیم میں ، غلطیوں اور دھوکہ دہی کے امکانات کو کم کرنے کے لئے یہ ضروری ہے کہ ایک شخص کے کام کو دوسرے کے ذریعہ چیک کیا جائے ، اور ایک شخص 1 سے زیادہ مستقل عمل میں شامل نہیں ہوتا ہے۔ لہذا GRN کی وجہ سے ، تنظیمی کام کا معائنہ مختلف افراد کرتے ہیں۔
- چونکہ سامان کی رسیدی نوٹ سے سامان کی اصل جسمانی مقدار کی جانچ ہوتی ہے۔ ادائیگی صرف ان سامانوں کے ل made کی جاتی ہے جو اصل میں موصول ہوتی ہیں۔ لہذا غلط ادائیگی سے گریز کیا جاتا ہے۔
- یہ دستاویز سپلائی کرنے والے میں بھی اہم کردار ادا کرتا ہے۔ فراہم کنندہ جی آر این کی مدد سے یہ ثابت کرسکتا ہے کہ سامان ان کے سرے سے روانہ کیا گیا ہے کیونکہ جی آر این ایک سرکاری قانونی دستاویز ہے اور اسے عدالت عظمیٰ میں ثبوت کے طور پر قبول کیا جاسکتا ہے۔
سامان موصولہ نوٹ بمقام سامان ڈسپیچ نوٹ
سامان وصول شدہ نوٹ اور سامان بھیجنے والے نوٹ کے مابین ذیل میں فرق ہیں۔
- سامان کی ترسیل (جی ڈی این) سپلائر کے ڈسپیچ ڈیپارٹمنٹ نے اٹھائے ہیں جبکہ سامان وصول شدہ نوٹ خریدار کے وصول کنندہ محکمہ کے ذریعہ تیار کیا گیا ہے۔
- جی ڈی این اٹھائے بغیر ، سپلائی کرنے والے کے اکاؤنٹس کا محکمہ انوائس نہیں اٹھا سکتا جبکہ ، جی آر این کے بغیر ، خریدار کا محکمہ کتابوں میں ادائیگی یا اندراج نہیں کرسکتا ہے۔
فوائد
نوٹ موصول ہونے والے سامان کے فوائد مندرجہ ذیل ہیں:
- یہ آڈیٹرز کے لئے بطور ثبوت کام کرتا ہے اور اسی لئے آڈٹ ٹریل کے طریقہ کار میں شامل ہے۔
- جی آر این موصولہ اصل مقدار کو ظاہر کرتا ہے اور اسی وجہ سے فراہم کنندگان کو زیادہ ادائیگی کے نقصان کا پتہ لگایا جاسکتا ہے۔
- یہ ترسیل کا ثبوت ہے۔ یہ قانونی طور پر نافذ کرنے والی دستاویز ہے اور اسے عدالت میں پیش کیا جاسکتا ہے۔
- غلطیوں یا دھوکہ دہی کی صورت میں لاجسٹک ٹیم میں شامل اہلکار جوابدہ ہوجاتے ہیں کیوں کہ مقدار ہمیشہ جی آر این مقدار کے ساتھ ملتی رہتی ہے۔ ٹیم میں ذمہ داری اور چوکسی کا احساس پیدا ہوتا ہے۔
- بڑی کمپنیوں کے مالیاتی محکمے اس دستاویز کو موازنہ مقاصد کے لئے استعمال کرسکتے ہیں کہ کتنی مقدار میں سامان آرڈر کیا گیا تھا اور کتنی تعداد میں درحقیقت کتب وصول کی گئیں ہیں۔
نتیجہ اخذ کرنا
نوٹ وصول کردہ سامان کے لئے جی آر این مخفف ہے۔ جیسا کہ نام سے ظاہر ہوتا ہے ، سامان موصولہ نوٹ گاہک یا خریدار کے ذریعہ بیچنے والے کے ذریعہ سامان کی وصولی کی تصدیق کا نوٹ ہوتا ہے جو خریدار کے ذریعہ اس مقام پر ہوتا ہے جب سامان واقعتا received وصول کیا جاتا ہے۔ یہ ایک سرکاری قانونی دستاویز ہے اور اسے عدالت عظمیٰ میں ثبوت کے طور پر قبول کیا جاسکتا ہے۔
