اکاؤنٹنگ انفارمیشن سسٹم (تعریف ، مثالوں) | اچھائی اور برائی
اکاؤنٹنگ انفارمیشن سسٹم کیا ہے؟
اکاؤنٹنگ انفارمیشن سسٹم کا مطلب کمپیوٹر پر مبنی طریقہ کار سے ہوتا ہے جو کمپنیوں کے ذریعہ اکاؤنٹنگ اور مالی اعداد و شمار کو جمع کرنے ، ذخیرہ کرنے اور اس پر کارروائی کرنے کے لئے استعمال کیا جاتا ہے جو کمپنی کے داخلی صارفین استعمال کرتے ہیں اس کے اسٹیک ہولڈرز کو مختلف معلومات سے متعلق رپورٹ دینے کے لئے۔ کمپنی جیسے قرض دہندگان ، سرمایہ کار ، ٹیکس اتھارٹی ، وغیرہ۔
آسان الفاظ میں ، یہ ایک ایسا نظام ہے جس میں مالی لین دین اور واقعات سے متعلق تمام معلومات کو اس طرح سے جمع کرنا اور اسٹور کرنا ہے کہ داخلی انتظام ، اکاؤنٹس ، سی ایف اوز ، آڈیٹر وغیرہ کے ذریعہ فیصلہ لینے کے ل they ان سے بازیافت کیا جاسکے۔ مختلف اکاؤنٹنگ ، لاگت ، مالی رپورٹس جیسے منافع اور نقصان کا بیان ، بیلنس شیٹ ، وغیرہ کی عام لیجر۔
اکاؤنٹنگ انفارمیشن سسٹم (AIS) کے اجزاء
# 1 - شخص (اسٹیک ہولڈرز)
اکاؤنٹنگ کے ہر پہلوؤں کا آغاز اور اختتام۔ ایک اسٹیک ہولڈر ہے جو نظام میں معلومات فراہم کرتا ہے ، جمع کرتا ہے ، تجزیہ کرتا ہے ، رپورٹس وغیرہ ، اور ایک اور شخص (اسٹیک ہولڈر) ہے جسے معلومات کی ضرورت ہے۔ مثال کے طور پر ، ایک اکاؤنٹنٹ مختلف مالی اعداد و شمار کو ریکارڈ کرتا ہے اور انہیں ایک سے زیادہ اسٹیک ہولڈرز جیسے مالک ، حصص یافتگان ، قرض دہندگان ، حکومت وغیرہ کے استعمال کے لئے پیش کرتا ہے۔
# 2 - ڈیٹا
اب ، AIS ریکارڈ ، رپورٹ کیا کرتی ہے؟ یہ سب اکاؤنٹنگ کے مختلف لین دین ، واقعات اور دیگر مالیاتی اشیا کے بارے میں ہے۔ AIS ایسی کوئی معلومات ریکارڈ نہیں کرے گا جس میں مالیاتی بنیاد نہ ہو۔ ڈیٹا میں کچھ بھی ہوسکتا ہے جیسے سیلز لیجر ، کسٹمر اکاؤنٹ ، وینڈرز لیجر ، مالی رپورٹ جیسے پی اینڈ ایل اور بیلنس شیٹ ، کیش فلو بیان ، وغیرہ۔
# 3 - قائم کردہ طریقہ کار
مختلف کام انجام دینے کے ل To ، جیسا کہ تعریف میں کہا گیا ہے ، AIS پہلے سے طے شدہ اقدامات ، طریقہ کار کی پیروی کرتا ہے۔ مستقل مزاجی کو یقینی بنانے کے ل this ، یہ AIS کی سب سے بنیادی ضروریات میں سے ایک ہے۔ AIS دستی مداخلت کے ذریعے یا خود بخود ایک عمل انجام دے سکتا ہے۔ اس عمل کو خود کار طریقے سے نظاموں کی صورت میں ڈیٹا پراسس کرنے والے یا سسٹم میں کوڈ کرنے والے شخص کو ہدایت کرنے کی ضرورت ہے۔
# 4 - سافٹ ویئر (ERP)
ایک سافٹ ویئر یا ، وسیع تر اصطلاحات میں ، ERP ایک کمپیوٹر پر مبنی پروگرام ہے جو بیان کردہ افعال کو انجام دیتا ہے۔ ERP کو ایک ڈیٹا بیس سوفٹ ویئر پیکج سسٹم کے طور پر بیان کیا جاسکتا ہے جو کاروباری عمل اور کارروائیوں کی حمایت کرتا ہے ، جس میں مینوفیکچرنگ ، مارکیٹنگ ، مالی ، انسانی وسائل وغیرہ شامل ہیں۔ یہ اکاؤنٹنگ انفارمیشن سسٹم (AIS) کے اہم اجزاء میں سے ایک ہے۔
# 5 - انفارمیشن سسٹم کا انفراسٹرکچر
آسان الفاظ میں ، آئی ٹی انفراسٹرکچر کو مختلف آئی ٹی اینڈ آئی ایس ہارڈ ویئر ، ٹولز ، لوازمات کا کنسورشیم کہا جاسکتا ہے۔ مثال کے طور پر ، کمپیوٹر ، پرنٹرز ، سکینر ، وغیرہ
# 6 - اندرونی کنٹرول
داخلی کنٹرول ہر کاروباری تنظیم کی بنیادی ضرورت ہوتی ہے۔ مالی وسائل کی سالمیت ، دھوکہ دہیوں کی روک تھام ، غلطیوں ، اثاثوں کی حفاظت ، وغیرہ کو یقینی بنانے کے ل an یہ تنظیم ، ٹولز ، چیک ، طریقہ کار ، ایک تنظیم کے ذریعہ اختیار کردہ نظام ہیں۔
AIS کی مثالوں پر مبنی کیس اسٹڈی
- معاملہ -مارٹن انکارپوریٹڈ ، لندن کے معروف سپر مارکیٹ خوردہ چین کے مالک نے کاغذ پر لین دین کی ریکارڈنگ کا روایتی طریقہ استعمال کیا ، اب توسیع کے کاروبار کے پیش نظر صارفین ، وینڈروں ، ماضی میں حاصل ہونے والے منافع ، مستقبل کے تخمینے والے منافع کی تفصیلات جاننا چاہتے ہیں۔ کمائی کی صلاحیت ، اس کے کاروبار میں مصروف ورکنگ سرمایہ کی تفصیلات لیکن دستی پر مبنی اکاؤنٹنگ طریقوں کی وجہ سے اس کی پیش گوئی کرنے کی پوزیشن میں نہیں ہے۔
- مسئلہ The مالک اس کے کاروبار کو سمجھنے کی پوزیشن میں نہیں ہے یعنی کہ مذکورہ بالا ساری ضروریات کو۔
- حل - اگر AIS استعمال میں ہوتا تو ، مارٹن انکارپوریٹڈ ، ماضی کے دوران کمائے گئے منافع ، کاروبار میں مشغول ورکنگ سرمایہ ، وغیرہ کی تفصیلات آسانی سے نکال سکتا تھا ، نہ صرف ماضی کے اعداد و شمار ، بلکہ AIS بھی مستقبل کے رجحانات کی پیش گوئی کرنے کی صلاحیت رکھتا ہے۔ منافع ، نقد بہاؤ ، اور دیگر عہدوں پر۔
اکاؤنٹنگ انفارمیشن سسٹم کے فوائد
- # 1 - لاگت تاثیر - ڈیجیٹلائزیشن اور مصنوعی ذہانت کے دور میں ، ہر تنظیم مصنوعی ذہانت کے استعمال سے قیمتوں میں کٹوتی کی طرف گامزن ہے۔ اے آئی ایس نے دستی کاوشوں کو کم کرنے میں مدد کی ہے اور اسی آپریشن کو زیادہ قیمت سے انجام دے سکتے ہیں۔
- # 2 - وقت کی تاثیر -AIS نے کاروباری تنظیموں کو کسی بھی مالی معلومات کی ریکارڈنگ ، درجہ بندی ، اور رپورٹنگ میں شامل وقت کو کم کرنے میں معاونت کی ہے۔ بہت کم کوششوں اور اس میں شامل وقت کے ساتھ AIS کے ذریعہ دستی کام کی ایک بڑی مقدار کو مکمل کیا جاسکتا ہے۔
- # 3 - آسان رسائی (پورٹیبلٹی) -AIS میں محفوظ ڈیٹا کو کہیں بھی اور کسی بھی وقت انٹرنیٹ سے منسلک انفارمیشن سسٹم کے ذریعے حاصل کیا جاسکتا ہے۔ جہاں اکاؤنٹس کی دستی طور پر تیار شدہ کتابیں آسانی سے نہیں لے جاسکتی ہیں ، وہاں AIS ڈیٹا ہوسکتا ہے۔
- # 4 - درستگی -AIS کی شمولیت کے ساتھ ، ڈیٹا کی وشوسنییتا میں اضافہ ہوا ہے۔ جیسا کہ ہم نے پہلے اس مضمون میں بحث کی تھی کہ AIS ہدایت کے پہلے سے طے شدہ سیٹ کی پیروی کرتی ہے۔ لہذا غلطی سے متعلق معلومات کے امکانات کم ہیں ، اور اسی وجہ سے AIS کو درست اعداد و شمار کا ایک اضافی فائدہ حاصل ہے۔
نقصانات
- # 1 - قسط اور تربیت کی ابتدائی لاگت۔ اگرچہ ہم نے تبادلہ خیال کیا کہ AIS سرمایہ کاری مؤثر ہے ، لیکن چھوٹے کاروباری اداروں کے معاملے میں بھی یہ درست نہیں ہوسکتا ہے۔ ابتدائی سیٹ اپ کی لاگت زیادہ ہوسکتی ہے اور ہوسکتی ہے کہ اس تنظیم کے لئے قدر پیدا نہ ہو۔
- # 2 - دستی مداخلت -اگرچہ ہم نے تبادلہ خیال کیا کہ AIS دستی مداخلت کو کم کرتا ہے ، لیکن اس کو ختم نہیں کیا جاسکتا ہے۔ اے آئی ایس کو وقتی طور پر ایک خاص موڑ پر دستی مداخلت کی ضرورت ہے ، جو نظام میں عدم استحکام لاسکتی ہے۔
- # 3 - غلطی کو مکمل طور پر ختم نہیں کیا جاسکتا -ہم نے تبادلہ خیال کیا ، AIS غلطی کے امکانات کو کم کرتا ہے ، لیکن سافٹ ویئر میں غلط کوڈنگ کے امکانات موجود ہیں ، جو غلطی کا شکار نتائج کا باعث بن سکتے ہیں۔ نیز ، دستی مداخلت اب بھی یہاں موجود ہے ، جو غلطی بھی پیدا کرسکتی ہے۔
- # 4 - رازداری -اگرچہ ہم نے AIS ڈیٹا کی پورٹیبلٹی پر تبادلہ خیال کیا ، لیکن یہ بات کسی تنظیم کے لئے بھی تباہ کن ہوسکتی ہے اگر ایسی معلومات ہیک ہوجاتی ہیں یعنی چوری ہوجاتی ہے۔ ایک گھسنے والا معلومات میں ترمیم کرسکتا ہے ، یا وہ حساس مالی معلومات کا انکشاف کرسکتا ہے۔
- # 5 - وائرس حملہ -آئی ایس پر ذخیرہ کردہ کوئی بھی اعداد و شمار ایک وائرس سے متاثر ہوسکتا ہے جو AIS میں محفوظ مالی معلومات میں ترمیم ، رکاوٹ کا باعث بن سکتا ہے۔
حدود
- لاگت: ہم نے پہلے ہی AIS کی لاگت پر ایک نقصان کے طور پر تبادلہ خیال کیا ہے۔
- تربیت: صارفین کو مطلوبہ انداز میں AIS کو کھانا کھلانا ، بازیافت کرنے ، یا استعمال کرنے کی تربیت دینے کی ضرورت ہے۔ اگر متعلقہ شخص اچھی طرح سے تربیت حاصل نہیں کرتا ہے تو ، اس سے ڈیٹا کی غلط تیاری اور پیش کش ہوسکتی ہے۔ نیز ، ایک بڑی تنظیم میں بار بار تبادلہ ، ترقیاں ، استعفے ، ریٹائرمنٹ بھی موجود ہیں۔ ان تمام معاملات میں ، تبدیلی کی تربیت کی باقاعدہ ضرورت ہے۔
- تجاوزات: ڈیجیٹلائزیشن کے دور میں ، ٹیکنالوجی تیزی سے بدل رہی ہے۔ ٹکنالوجی کو متروک ہونے میں بہت کم وقت درکار ہوتے ہیں۔ اس سے تنظیم کو جلد از جلد تبدیلیوں کو اپنانے کی ضرورتیں پیدا ہوتی ہیں۔ بصورت دیگر ، یہ غلطی کا شکار ڈیٹا کا باعث بن سکتا ہے۔
اکاؤنٹنگ انفارمیشن سسٹم (AIS) میں تبدیلی
تیزی سے بدلتی ہوئی ٹکنالوجی اور تکنیکی ترقیوں کی موافقت کے دور میں ، AIS میں نمایاں تبدیلیاں رونما ہو رہی ہیں۔ تازہ ترین تبدیلیوں میں کلاؤڈ کمپیوٹنگ ، کلاؤڈ اکاؤنٹنگ ، ریئل ٹائم اکاؤنٹنگ ، یا موبائل اکاؤنٹنگ شامل ہیں۔
اس نے اکاؤنٹنگ کے پرانے طریقوں کے مقابلے میں اکاؤنٹنگ کو بہت آسان اور آسان بنا دیا ہے۔ پیشرفت اس سطح پر پہنچ چکی ہے جو نہ صرف اعداد و شمار کو ریکارڈ کرتی ہے ، درجہ بندی کرتی ہے ، تجزیہ کرتی ہے اور اس کی اطلاع دیتی ہے بلکہ مستقبل کے رجحانات کی پیش گوئی بھی کرتی ہے ، جس سے کسی حد تک تیاری کے ساتھ کسی حقیقی صورتحال کا سامنا کرنے میں مدد مل سکتی ہے۔
نتیجہ اخذ کرنا
اکاؤنٹنگ انفارمیشن سسٹم (AIS) کو کسی بھی تنظیم کے لئے اعزاز کے طور پر بیان کیا جاسکتا ہے کیونکہ ہم نے AIS کے فوائد اور نقصانات ، دونوں کی حدود کا مطالعہ کیا۔ تاہم ، مجموعی طور پر یہ ایک تنظیم کے لئے دستی اکاؤنٹنگ سے AIS کی بنیاد پر اکاؤنٹنگ میں منتقل ہونا بہت فائدہ مند ہے۔ مختلف نقصانات ، AIS کی حدود کو دور کرنے کے لئے ، ایسا سافٹ ویئر موجود ہے جو تنظیم کے AIS کو وائرس ، ہیکرز اور دوسرے حملوں سے محفوظ رکھتا ہے۔
مصنوعی ذہانت ، اکاؤنٹنگ انفارمیشن سسٹم (AIS) کے ایک توسیع شدہ ورژن نے دستی مداخلت کو کم کرنا شروع کر دیا ہے اور جلد ہی ایک عجیب و غریب رفتار سے ترقی کرے گی۔
