اکاؤنٹس ادائیگی کا سائیکل (تعریف) | قابل ادائیگی والے اکاؤنٹ کے 12 اقدامات

ادائیگی کے قابل ادائیگی سائیکل جسے پروکور ٹو پے بھی کہا جاتا ہے کمپنی میں مختلف پروسیس کی سیریز کا ایک سلسلہ ہے جو سامان کی فراہمی کرنے والوں کو آرڈر دینے سے لے کر سامان کی خریداری اور سامان کی ترسیل حاصل کرنے سے لے کر مصنوعات کی خریداری کے لئے درکار مختلف سرگرمیاں شامل کرتا ہے۔ آخر کار اسی کے مقابلہ میں سپلائر کو آخری معاوضہ ادائیگی کرنا۔

ادائیگی کرنے والے اکاؤنٹس (اے پی) سائیکل کیا ہے؟

اکاؤنٹس ادائیگی کرنے والا سائیکل 'پروکچر ٹو پے' کے نام سے بھی جانا جاتا ہے یا 'پی 2 پی' سائیکل ایک ایسا عمل ہے جس میں کمپنی کا خریداری اور ادائیگی کا شعبہ شامل ہوتا ہے اور سپلائی کرنے والوں کو حکم جاری کرنے ، سامان خریدنے اور حتمی ادائیگی کرنے سے لے کر تمام ضروری سرگرمیاں انجام دیتا ہے۔ سپلائی کرنے والوں کے لئے۔

ہر کاروبار میں دو بڑے کاروباری سائیکل ہوتے ہیں۔ محصول محصول اور اخراجات کا سائیکل۔

  • ریونیو سائیکل میں ایسی سرگرمیاں شامل ہیں جیسے سیلز ، مارکیٹنگ ، کسٹمر ریلیشن شپ ، محصول وصول کرنا وغیرہ۔
  • اخراجات کے چکر میں خریداری ، سپلائر کی ادائیگی ، پیداواری اخراجات ، اجرت اور تنخواہ وغیرہ شامل ہیں۔ قابل ادائیگی اکاؤنٹ اخراجات کے سائیکل کا ایک اہم حصہ ہے۔

اکاؤنٹس کی ادائیگی کے سائیکل میں درج ذیل اقدامات ہیں۔

  1. سامان کا تعین ضروری ہے
  2. حصولی کا عمل
  3. سپلائرز کی تلاش
  4. تجویز کے لئے درخواست
  5. حوالہ وصول کرنے کا جائزہ لیں
  6. مذاکرات
  7. خریداری کے آرڈر
  8. فراہم کنندہ کی توثیق
  9. سپلائرز کی ڈیوٹی
  10. سامان کی کامیاب فراہمی پر
  11. انوائس انٹری
  12. ادائیگی

آئیے ہم ان پر تفصیل سے تبادلہ خیال کرتے ہیں۔

اکاؤنٹس ادائیگی کے چکر میں شامل اقدامات

سائیکل کی ادائیگی کے ل proc خریداری میں مندرجہ ذیل اقدامات شامل ہیں:

# 1 - سامان کا تعین ضروری ہے

یہ خریداری کمپنی کے پروڈکشن ڈیپارٹمنٹ کو مطلوب اسٹاک کی بنیاد پر کی گئی ہے۔ پروڈکشن منیجر مطلوبہ سپلائیز کی نشاندہی کرتا ہے اور محکمہ خریداری کو آگاہ کرتا ہے۔

# 2 - محکمہ خریداری نے حصولی کے عمل کا آغاز کیا

پیداوار سے سپلائی کی درخواستوں کی منظوری حاصل کرنے کے بعد ، خریداری کا شعبہ یہ دیکھے گا کہ پہلے ہی کچھ اسی طرح کے احکامات دیئے گئے ہیں۔ اگر نہیں تو ، پھر خریداری کے احکامات کی تازہ دستاویزات تیار کی جاتی ہیں۔

# 3 - سپلائرز کے لئے تلاش کریں

سپلائرز کی تلاش ایک مشکل کام ہے جس میں مختلف عوامل جیسے مقامی جگہ ، نقل و حمل میں آسانی ، کریڈٹ پالیسیاں ، سپلائر اور اس کی مصنوعات کی خیر سگالی ، کمپنی کے ساتھ ماضی کے رابطے اور بہت کچھ شامل ہے۔ تاہم ، کمپنی آزمائشی اور آزمائشی سپلائرز کے ساتھ لین دین کو ترجیح دیتی ہے۔ دوسرے معاملات میں ، ممکنہ طور پر فراہم کنندگان کا انتخاب مقامی طور پر ، قومی یا بین الاقوامی سطح پر ایک آن لائن کاروبار کو بزنس پورٹلز (جیسے علی بابا ڈاٹ کام) ، حوالہ جات ، وغیرہ پر کرتے ہیں۔

# 4- تجویز کی درخواست

کچھ ممکنہ فراہم کنندگان کے انتخاب کے بعد ، اشیاء کے کوٹیشن وصول کرنے کے لئے ایک باضابطہ دستاویز فراہم کی جاتی ہے۔ اس دستاویز کو پروپوزل کی درخواست (آر ایف پی) کہا جاتا ہے۔ فراہم کنندہ ایک تجویز بھیجتا ہے ، جس میں مصنوع کی شرح اور خصوصیات شامل ہیں ، اور کمپنی سے ان کے ساتھ کاروبار کرنے کو کہتے ہیں۔

# 5 - قیمت وصول کرنے کا جائزہ لیں

کمپنی مختلف سپلائرز کے بھیجے گئے کوٹیشن کا جائزہ لیتی ہے اور سپلائرز کو فلٹر کرتی ہے جو کمپنی کی ضروریات کو پورا کرسکتے ہیں۔ کمپنی خریداری کے سودے بنانے میں اپنی دلچسپی کے بارے میں منتخب سپلائرز کو آگاہ کرتی ہے۔

# 6 - کمپنی نے مذاکرات کا عمل شروع کیا

گفت و شنید ایک مشکل اور بعض اوقات وقت طلب عمل ہوتا ہے جہاں خریدار فروخت کنندہ سے درخواست کرتا ہے کہ وہ اس کی شرح کو کم کرے ، لبرل کریڈٹ پالیسی اور دیگر بنیادی مذاکرات کی شرائط جیسے چھوٹ ، مصنوعات کا معیار ، مال بردار چارجز ، ترسیل اور انشورنس شرائط پیش کرے۔ مذاکرات کا عمل فلٹرنگ کا کام انجام دیتا ہے ، اور کمپنی نے بہترین فراہم کنندگان کی نشاندہی کی ہے۔

# 7 - خریداری کا آرڈر

مطلوبہ سپلائر کی منظوری پر کمپنی سرکاری خریداری آرڈر دستاویز بھیج کر اسے آرڈر دے دیتی ہے۔ یہ سپلائر کو کمپنی کی ضروریات اور مصنوعات یا خدمات کی فراہمی کے لئے آخری تاریخ کے بارے میں تصدیق کرتا ہے۔

# 8 - فراہم کنندہ کی توثیق

معاہدہ اس وقت شروع ہوتا ہے جب ایک سپلائر درخواست کردہ شرائط و ضوابط پر اپنے مصنوعات فروخت کرنے پر راضی ہوجاتا ہے۔ قبولیت کی توثیق سپلائر کے ذریعہ پوسٹ یا ای میل کے ذریعے تحریری طور پر بھیجی جانی چاہئے۔

# 9۔ سپلائرز کی ڈیوٹی

سپلائی کرنے والے کا فرض بنتا ہے کہ آخری تاریخ کے سختی کے بعد سامان تیار اور بھیج دیا جائے اور کمپنی کو آرڈر کی پیشرفت سے آگاہ کیا جائے۔ جب سامان بھیجنے کے لئے تیار ہو اور شپمنٹ نوٹس ، جس میں وزن یا اکائیوں ، ترسیل کی تاریخ ، محل وقوع ، وغیرہ سمیت سامان کی وضاحت کے بارے میں درست دستاویزات شامل ہوں تو مطلع بھیجنا لازمی ہے۔

# 10 - فراہم کردہ سامان کا معائنہ

معائنہ کا عمل شروع ہوتا ہے ، جس میں معیار اور مقدار کی جانچ پڑتال دونوں شامل ہوتی ہیں۔ خریداری کا محکمہ چیک کرتا ہے کہ آیا خریداری کے سامان کے مطابق سامان پہنچایا جاتا ہے۔

# 11 - انوائس انٹری

کامیاب معائنہ کرنے پر ، اگر سب کچھ موزوں پا جاتا ہے تو ، خریداری کا محکمہ ادائیگی کے عمل کو شروع کرنے کے لئے قابل ادائیگی والے اکاؤنٹس کو منظوری بھیجتا ہے۔ اکاؤنٹس قابل ادائیگی کرنے والا محکمہ انوائس کا ایک ریکارڈ بناتا ہے ، جس میں ادائیگی کے بارے میں تمام تفصیلات شامل ہوتی ہیں جیسے آخری تاریخ اور / یا ڈسکاؤنٹ ، معاوضے کی رقم ، اور دیگر سرکاری تفصیلات جیسے ادائیگی کے بارے میں۔

# 12 - ادائیگی

ہر ضروری جانچ پڑتال کے بعد ، اکاؤنٹ ادائیگی کرنے والا محکمہ کمپنی کے معیارات کے مطابق جزوی طور پر یا مکمل طور پر فراہم کنندہ کو ادائیگی کرنا شروع کردیتا ہے۔ فراہم کنندگان کو ادائیگی کرنے کے مختلف طریقے ہیں جیسے:

  • نقد ادائیگی
  • ادائیگی چیک کریں (یا دوسرے قابل تبادلہ آلات)
  • آن لائن تیسری پارٹی کی منتقلی
  • کریڈٹ کارڈ کی ادائیگی
  • ڈالر یا دیگر غیر ملکی کرنسی میں ادائیگی (عام طور پر درآمدی لین دین میں لاگو ہوتا ہے)؛
  • بارٹر ادائیگی ، یعنی ، سامان اور / یا سپلائر کے ذریعہ موصولہ خدمات کے خلاف کچھ سامان اور / یا خدمات کی ادائیگی۔

متعلقہ دستاویزات اے پی سائیکل میں شامل ہیں

سائیکل کی ادائیگی کے ل in خریداری میں درج ذیل اہم دستاویزات ہیں:

# 1 - خریداری کا آرڈر

کمپنی کا محکمہ خریداری مطلوبہ سامان کا آرڈر تیار کرتا ہے اور اسے فروش کو بھیجتا ہے۔ آرڈر میں دکاندار کو اس کی مقدار کے ساتھ ساتھ اشیاء کے بارے میں بھی تفصیلات بتاتے ہیں۔ یہ ایک ایسی تاریخ بھی بتاتا ہے جس پر سامان کی فراہمی ضروری ہوتی ہے۔

# 2 - موصولہ رپورٹ

سامان کی فراہمی کے بعد ، انتظامیہ شپمنٹ کا معائنہ کرتی ہے اور معیار ، مقدار اور دیگر ضروری پہلوؤں کی جانچ کرتی ہے۔ مکمل معائنے کے بعد ، یہ ایک تفصیلی رپورٹ تیار کرتی ہے جسے رپورٹ وصول کرنا کہتے ہیں۔

# 3 - فروش انوائس

دستاویز قانونی معاہدہ ہے جس میں دکاندار سامان ، ہر یونٹ کی شرح ، اور قابل اطلاق قابل ٹیکس رقم کے ساتھ کل رقم کی تفصیلات بیان کرتا ہے۔ یہ کریڈٹ پالیسی اور ادائیگی کے لئے آخری تاریخ کی بھی وضاحت کرتا ہے۔